Akten lagern leicht gemacht
Aktenaufbewahrung mit Selfstorage
Zu den unerfreulichsten Aufgaben, die es für Unternehmen zu bewerkstelligen gibt, gehört wohl unbestritten der bürokratische Aufwand, der von Seiten staatlicher Behörden vorgeschrieben wird. Dazu zählt natürlich auch die Lagerung von Akten. Neben den gesetzlichen Bestimmungen, die es in Österreich unbedingt zu beachten gibt, wollen wir dir in diesem Beitrag auch praktische Tipps und Tricks rund um die Aktenlagerung näher bringen.
Büroarchiv: gesetzliche Bestimmungen in Österreich
Die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung von Unternehmensakten in Österreich sind in der Bundesabgabenordnung (BAO) verankert, insbesondere in § 132. Gemäß den aktuellen Vorschriften besteht eine Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere von sieben Jahren. Das bedeutet, dass Unterlagen aus dem Geschäftsjahr 2024 bis zum 31.12.2031 sicher aufbewahrt werden müssen, um sie bei Bedarf für Prüfungen zugänglich zu machen. Wie lässt sich dies optimal für das eigene Aktenlager umsetzen?
Der richtige Lagerraum für die Aktenarchivierung
Akten wie Geschäftspapiere oder Bücher bestehen – wer hätte es gedacht – aus Papier. Damit Papier auch nach mehrjähriger Lagerung noch weitgehend seinem ursprünglichen Zustand entspricht, muss die Lagerstätte gewisse Anforderungen erfüllen.
- Luftfeuchtigkeit: Bei der Lagerung von Akten unbedingt auf das richtige Raumklima achten, wobei eine Luftfeuchtigkeit von etwa 40-50% ideal ist. Übersteigt diese einen gewissen Wert, etwa 60%, wird das Papier feucht und droht zu vergilben. Darüber hinaus kann sich Schimmel bilden, was die wohl noch größere Katastrophe bedeutet.
- Temperatur: Ist diese zu hoch oder zu niedrig, beziehungsweise unterzieht sich diese starken Schwankungen, kann Papier ebenfalls erheblichen Schaden nehmen. Konstante 16-18 Grad sind ideal, wenn der Zustand von Akten auch über mehrere Jahre hinweg bewahrt werden soll.
- Sicherheit: Da es sich bei Akten um mitunter vertrauliche Firmendokumente handelt, darf natürlich dieser Aspekt nicht ausgeklammert werden. Der Zugang zu diesen Dokumenten muss demnach strengstens geschützt sein. Abschließbare und wenn möglich alarmgesicherte Räumlichkeiten sind schwerstens zu empfehlen. Außerdem ist der sichere Verschluss der Akten sowie eine systematische Ordnung bei der Lagerung von größter Wichtigkeit.
Archivkartons erleichtern die gewerbliche Einlagerung
Aktendokumente halten sich am besten, wenn diese in schützenden Kartons untergebracht werden. Dafür gibt es so genannte Archivkartons. Diese Kartons, natürlich erhältlich in verschiedenen Größen, bieten Dokumenten vor allem Schutz, erleichtern jedoch zudem die Archivierung. An der Außenwand bieten diese äußerst stabilen Kisten viel Platz für Beschriftungen, was eine systematisierte Aufbewahrung der Akten ermöglicht. Dies bringt uns auch schon zum nächsten Punkt.
Lagerung von Dokumenten mit System
Die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung bestimmter Firmendokumente und Aktenablage dienen nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern haben auch einen tieferen Sinn. Insbesondere bei Steuerprüfungen kann es erforderlich sein, auf Unterlagen zurückzugreifen, die mehrere Jahre zurückliegen. In solchen Situationen kann es sehr mühsam sein, das richtige Dokument inmitten von zufällig angeordneten Kisten zu finden.
Willst du dir die Suche nach der Nadel im Heuhaufen ersparen, legst du dir am besten gleich von Beginn an ein System der Dokumentenlagerung zurecht:
- Planung: Mach dir Gedanken, welche Art der Typisierung für deine Bedürfnisse am besten passt. Eine Ordnung nach verschiedenen Unternehmensbereichen wie etwa Einkauf, Verkauf oder Human Ressource ist eine beliebte Option, aber auch eine Untergliederung in verschiedene Dokumententypen wie etwa in Bücher, Belege, etc. ist möglich.
- Beschriftung: Um die Ordnung überhaupt erst zu ermöglichen, ist natürlich eine Beschriftung der Archivkartons geboten. Einerseits muss das Alter der Akten, aber natürlich auch der Dokumententyp ersichtlich sein.
- Dokumente lagern: Ordne deine Archivkartons bei der Lagerung in jedem Fall chronologisch und in erster Linie nach dem Alter. Wichtig ist, den Zugang auch zu alten Akten zu gewährleisten, in dem etwa Gänge zwischen den Kartonstapeln freigelassen werden.
- Entsorgung: Einmal pro Jahr sollten alle verjährten Akten, sprich Dokumente, die bereits sieben Jahre gelagert wurden, entsorgt werden. So sparst du Platz und behältst leichter die Übersicht.
- Excel Tabelle: Eine weitere Möglichkeit ist es, die Archivkartons zu nummerieren. In einem Excel-Sheet können dann alle Aktendokumente festgehalten werden, in der auch die Archivnummer vermerkt ist. Suchst du nach einem gewissen Dokument, lässt sich somit der entsprechende Aufbewahrungsort in Sekundenschnelle ausfindig machen.
Lagerung von Dokumenten bei STORE ROOM
Wenn deine Geschäftsräume in Wien und Umgebung keine Möglichkeit bieten, deine Akten fachgerecht und sicher zu lagern – einschließlich Alarmsicherung – freuen wir uns darauf, dich bald als Kunde in einem unserer ideal für Akten geeigneten Lagerräume begrüßen zu dürfen! STORE ROOM bietet nicht nur sichere Lagerung, sondern auch die Gewissheit, dass deine Unterlagen jederzeit zugänglich und geschützt sind.
Das Lagern von Akten ist, wie du den vorherigen Absätzen entnehmen konntest, eine Aufgabe für Unternehmen die wirklich keine Freude bereitet, aber aus gesetzlicher Perspektive unumgänglich ist.
Beherzige jedoch die hier erwähnten Tipps bezüglich Lagerung und wähle eine systematische Herangehensweise was die Ordnung deiner Akten betrifft. So kann viel Zeit, Energie und schlussendlich auch Geld gespart werden, wenn das Finanzamt mal an deiner Türe klingeln sollte.