Zu den unerfreulichsten Aufgaben, die es für Unternehmen zu bewerkstelligen gibt, gehört wohl unbestritten der bürokratische Aufwand, der von Seiten staatlicher Behörden vorgeschrieben wird. Dazu zählt natürlich auch die Lagerung von Akten.
Neben den gesetzlichen Bestimmungen, die es in Österreich unbedingt zu beachten gibt, wollen wir dir in diesem Beitrag auch praktische Tipps und Tricks rund um die Aktenlagerung näher bringen.
Gesetzliche Bestimmungen in Österreich
Die legislativen Rahmenbedingungen zur Aufbewahrung von Unternehmensakten in Österreich sind in der Bundesabgabenordnung (BAO) festgeschrieben, genauer gesagt unter § 132. Dieser legt fest, dass für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren besteht. Unterlagen dieser Art aus dem Geschäftsjahr 2020 müssen demnach bis 31.12.2027 sicher verwahrt werden, um für mögliche Prüfungen eingesehen werden zu können. Doch wie lässt sich das am besten bewerkstelligen?
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Bei der Lagerung von Akten unbedingt auf das richtige Raumklima achten, wobei eine Luftfeuchtigkeit von etwa 45% und eine Temperatur von 18 Grad ideal sind. Außerdem ist der sichere Verschluss der Akten sowie eine systematische Ordnung bei der Lagerung von größter Wichtigkeit.
Der richtige Lagerraum für Akten
Akten wie Geschäftspapiere oder Bücher bestehen – wer hätte es gedacht – aus Papier. Damit Papier auch nach mehrjähriger Lagerung noch weitgehend seinem ursprünglichen Zustand entspricht, muss die Lagerstätte gewisse Anforderungen erfüllen.
- Luftfeuchtigkeit: Übersteigt diese einen gewissen Wert, etwa 60%, wird das Papier feucht und droht zu vergilben. Darüber hinaus kann sich Schimmel bilden, was die wohl noch größere Katastrophe bedeutet. Zwischen 40-50% konstanter Luftfeuchtigkeit ist das Papier am besten aufgehoben.
- Temperatur: Ist diese zu hoch oder zu niedrig, beziehungsweise unterzieht sich diese starken Schwankungen, kann Papier ebenfalls erheblichen Schaden nehmen. Konstante 16-18 Grad sind ideal, wenn der Zustand von Akten auch über mehrere Jahre hinweg bewahrt werden soll.
- Sicherheit: Da es sich bei Akten um mitunter vertrauliche Firmendokumente handelt, darf natürlich dieser Aspekt nicht ausgeklammert werden. Der Zugang zu diesen Dokumenten muss demnach strengstens geschützt sein. Abschließbare und wenn möglich alarmgesicherte Räumlichkeiten sind schwerstens zu empfehlen.
Archivkartons erleichtern die Suche
Aktendokumente halten sich am besten, wenn diese in schützenden Kartons untergebracht werden. Dafür gibt es so genannte Archivkartons. Diese Kartons, natürlich erhältlich in verschiedenen Größen, bieten Dokumenten vor allem Schutz, erleichtern jedoch zudem die Archivierung. An der Außenwand bieten diese äußerst stabilen Kisten viel Platz für Beschriftungen, was eine systematisierte Aufbewahrung der Akten ermöglicht. Dies bringt uns auch schon zum nächsten Punkt.
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Akten Lagern mit System
Die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von bestimmten Firmendokumenten sind natürlich keine bloße Schikane des Gesetzgebers, sondern haben schon ihren Grund. Bei Steuerprüfungen etwa, kann es sein das auf Akten, die mehrere Jahre zurückliegen, zugegriffen werden muss. Dann ist es natürlich ein Horror, wenn unter dutzenden von zufällig angeordneten Kisten das richtige Dokument gefunden werden muss. Will man sich die Suche nach der Nadel im Heuhaufen ersparen, legt man sich am besten gleich von Beginn an ein System der Aktenlagerung zurecht:
- Planung – Machen dir Gedanken, welche Art der Typisierung für deine Bedürfnisse am besten passt. Eine Ordnung nach verschiedenen Unternehmensbereichen wie etwa Einkauf, Verkauf oder HR ist eine beliebte Option, aber auch eine Untergliederung in verschiedene Dokumententypen wie etwa in Bücher, Belege, etc. ist möglich.
- Beschriftung – Um die Ordnung überhaupt erst zu ermöglichen, ist natürlich eine Beschriftung der Archivkartons geboten. Einerseits muss das Alter der Akten, aber natürlich auch der Dokumententyp ersichtlich sein.
- Einlagerung – Ordne deine Archivkartons bei der Lagerung in jedem Fall chronologisch und in erster Linie nach dem Alter. Wichtig ist, den Zugang auch zu alten Akten zu gewährleisten, in dem etwa Gänge zwischen den Kartonstapeln freigelassen werden.
- Entsorgung – Einmal pro Jahr sollten alle verjährten Akten, sprich Dokumente die bereits 7 Jahre gelagert wurden, entsorgt werden. So spart man Platz und behält leichter die Übersicht.
- Excel Tabelle – Eine weitere Möglichkeit ist die Archivkartons zu nummerieren. In einem Excel-Sheet können dann alle Aktendokumente festgehalten werden, in der auch die Archivnummer vermerkt ist. Sucht man nach einem gewissen Dokument, lässt sich somit der entsprechende Aufbewahrungsort in Sekundenschnelle ausfindig machen.
Das Lagern von Akten ist, wie du den vorherigen Absätzen entnehmen konntest, eine Aufgabe für Unternehmen die wirklich keine Freude bereitet aber aus gesetzlicher Perspektive unumgänglich ist. Beherzige jedoch die hier erwähnten Tipps bezüglich Lagerung und wähle eine systematische Herangehensweise was die Ordnung deiner Akten betrifft. So kann viel Zeit, Energie und schlussendlich auch Geld gespart werden, wenn das Finanzamt mal an deiner Türe klingeln sollte.
Falls die Räumlichkeiten deines Unternehmens in Wien und Umgebung eine fachgerechte und vor allem sichere Lagerung (Stichwort Alarmsicherung) nicht gestatten, würde es uns freuen dich demnächst als Kunde in einem unserer für Akten perfekt geeigneten Lagerraum begrüßen zu dürfen!
Dein STORE ROOM Team 📦