Messen sind aus der heutigen Wirtschaftswelt nicht mehr wegzudenken, was vor allem auf den zentraleuropäischen Raum zutrifft. Fast zwei Drittel aller weltweit bedeutsamsten Fachmessen finden im deutschsprachigen Raum statt, mit jährlich wachsenden Besucherzahlen. Auch die Messe Wien gehört zu den Top-Adressen für Messen aller Art in Europa. Damit für einen reibungslosen Messeauftritt gesorgt ist, sind jedoch einige Vorkehrungen zu treffen, vor allem was den Umgang mit dem Messestand und -materialien anbelangt.
In diesem Artikel wollen wir Ihnen mit ein paar einfachen Anregungen und Tipps rund um das Einlagern ihres Messestandes in einen Lagerraum behilflich sein, damit dem erfolgreichen Auftritt Ihres Unternehmens bei der nächsten Messe nichts im Wege steht.
Detaillierte Inventurliste führen
Die wohl wichtigste Maßnahme, um sicherzustellen, dass bei der Einlagerung sowie dem nächsten Aufbau ihres Messestandes keine größeren Probleme auftreten, ist das Führen einer Inventurliste. Hierfür eignet sich Microsoft Excel besonders gut und sollte mit größtmöglicher Genauigkeit geführt werden. Dies bedeutet, dass von der Anzahl an Schrauben bis hin zu den Kaffeetassen alles gelistet werden sollte und nach jeder Messe die Aktualität der Liste kontrolliert wird. Beim Abbau und Aufbau kann somit übersichtlich überprüft werden, dass auch alle Materialien vorhanden sind und am Tag des Messebeginns kein Chaos entsteht.
Quelle: VDK
Bei der Lagerung des Messestandes ist vor allem auf Ordnung zu achten. Hierbei helfen detaillierte Inventurlisten, stapelbare Kisten zum einlagern kleinerer Gegenstände und ein Ort, an dem alles gesammelt und übersichtlich untergebracht werden kann.
Fachgerechte Verpackung
Damit der Messestand über Jahre hinweg einen guten Eindruck hinterlässt, ist es essenziell die verschiedenen Materialien und Gegenstände fachgerecht zu verpacken. Bildschirme etwa sollten in Schutzfolie eingehüllt werden, was auch auf andere sensible Oberflächen wie Glastische zutrifft. Auch Möbel, die auf dem Messestand zum Einsatz kommen, wie etwa Stühle oder Sitzbänke, sollten unbedingt geschützt werden, vor allem wenn diese aus Leder bestehen.
Einheitliche und demnach stapelbare Kisten aus Kunststoff sind eine beliebte Methode, um alle kleineren Gegenstände sicher zu verwahren. Beschriftet bieten die Kisten einen tollen Überblick und sparen somit beim Aufbau viel Zeit. Doch auch wenn man nur auf bestimmte Gegenstände des eingelagerten Materials zugreifen will, so hat man auf Grund der beschrifteten Kisten im Handumdrehen die gesuchten Artikel parat.
Fahnen und Banner sorgsam zusammenfalten
Kein Messestand kommt ohne sie aus: Große Fahnen und Banner, die mit Firmenlogo und einprägsamen Aufschriften im Gedächtnis der Besucher bleiben sollen. Damit diese jedoch den gewünschten Eindruck hinterlassen können, ist es wichtig, dass sie auch ordentlich aussehen. Zusammengeknüllt verstaut, wäre es wohl besser die zerknitterten Fahnen beim nächsten Messeauftritt zuhause zu lassen. Sorgsam gefaltet und in einer Kiste abgelegt bleiben die Werbematerialen in schönem Zustand, wobei kleinere, durch das Zusammenlegen entstandene Falten, leicht ausgebügelt werden können.
Quelle: KIBOX
Mit stapelbaren Kunststoffkisten behält man immer den Überblick über seine eingelagerten Messematerialien.
Bei Elektrogeräten regelmäßig Warten und auf die Räumlichkeiten achten
Die für eine Messe benötigten Gegenstände beschränken sich oft nicht nur auf Möbel und Werbematerialien, auch elektronische Geräte kommen gerne zum Einsatz. Eine Kaffeemaschine für erschöpfte Messebesucher oder eine Mikrowelle für die Mitarbeiter des Messestands ist bei den meisten Unternehmen bereits Standardausrüstung. Bei der Lagerung sollte jedoch unbedingt darauf geachtet werden, einen trockenen sowie temperaturkonstanten Raum für etwaige Geräte auszuwählen. Kaffeemaschinen sollten darüber hinaus regelmäßig gereinigt und entkalkt werden, vor allem wenn diese für lange Zeit unbenutzt sind und sich Wasserreste darin befinden. Da relevante Fachmessen in der Regel nicht wöchentlich, sondern im Abstand von mehreren Monaten stattfinden, ist es wichtig die Geräte bei längerer Nichtinbetriebnahme schonend zu verwahren. Dies bringt uns auch schon zum abschließenden Punkt – dem richtigen Lagerraum.
Der richtige Lagerort für Messematerial
Praktisch ist es natürlich, die gesamten für die Messe benötigten Materialien am Firmengelände unterzubringen. Aus den verschiedensten Gründen ist das in der Praxis jedoch oftmals nicht möglich, da Unternehmen über die normalen Büroräumlichkeiten hinaus nicht immer über den benötigten Platz verfügen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn die Firma über keine Produktionsstätte und den somit verbundenen Lagerkapazitäten verfügt. Auslagern ist in diesem Fall die bessere Variante, womit die Option Selfstorage ins Spiel kommt. Mit Lagerräumen von 1m² bis hin zu 50m² bieten Selfstorage-Unternehmen wie STORE ROOM für Messestände jeglicher Größe den benötigten Platz. Diese rund um die Uhr alarmgesicherte und vor allem kostengünstige Variante seinen Messestand unterzubringen haben bereits zahlreiche Unternehmen für sich entdeckt. Vor allem die Möglichkeit, alles gesammelt an nur einem Ort gelagert zu haben, birgt viele Vorteile.
Führen sie immer eine auf den neusten Stand gebrachte Inventurliste, verwenden Sie einheitliche und beschriftete Kisten und achten darauf, sensible Materialien fachgerecht verpackt zu haben, dann haben Sie einen Großteil der Vorbereitungen auf die nächste Messe schon gemeistert. Wir hoffen Ihnen ein paar hilfreiche Tipps und Denkanstöße für Ihren Umgang mit Messematerialien gegeben zu haben.
Ihr STORE ROOM Team 🤖